Sind Sie es leid, Fristen einzuhalten und sich zu zwingen, ein vernünftiges Endprodukt zu erstellen, das den Anforderungen Ihres Chefs oder Kunden entspricht? Ich wette, Sie auch.
Der Schlüssel zur erfolgreichen Einhaltung von Fristen bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung Ihrer Produktivität liegt darin, die Frist zu Ihrem Freund zu machen. Klingt unmöglich? Eigentlich ist es ganz einfach, wenn man es von der richtigen Seite angeht. Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck, machen Sie sich keinen Stress, und Sie werden feststellen, dass Sie durchaus in der Lage sind, Fristen einzuhalten und gleichzeitig Ihre Produktivität auf höchstem Niveau zu halten.
Geben Sie ein KISS :-* – Ja, Sie haben richtig gelesen, diese Abkürzung ist der Schlüssel zum Erfolg, sowohl bei der Arbeit als auch in der Freizeit, und sie kann wie ein Zauberstab wirken, wenn es darum geht, wieder in Schwung zu kommen und produktiver zu arbeiten, während man unter Zeitdruck steht.
Hier ist der erste Tipp, den Sie bei Ihrer Arbeit beherzigen sollten, ganz gleich, wie eng die Deadlines sind oder wie viele Aufgaben Sie erledigen müssen, um Ihre Arbeit zu erledigen:
- KISS – Keep it short and simple
Ganz gleich, ob Sie eine akademische Arbeit oder einen Computercode schreiben, der Trick besteht darin, die Dinge einfach zu halten und die Aufgabe in kleinere Abschnitte zu unterteilen, die weniger Zeit in Anspruch nehmen.
Konfuzius sagte: „Das Leben ist wirklich einfach, aber wir bestehen darauf, es kompliziert zu machen.“ Dieses Sprichwort gilt besonders, wenn es darum geht, an einem Projekt zu arbeiten und eine bestimmte Frist einzuhalten. Die Vereinfachung einer Aufgabe ist der Schlüssel, um den Termin erfolgreich einzuhalten und produktiv zu bleiben.
Um Fristen erfolgreich einhalten zu können, muss man lernen, wie man sie setzt. Wenn Sie die Frist richtig setzen, haben Sie schon die halbe Arbeit getan. Hier sind 10 Tipps, die Ihnen das Leben leichter machen, wenn es um Ihre Gesundheit bei der Arbeit geht. Sie sind einfach anzuwenden, bringen aber gute Ergebnisse, vor allem, wenn Sie sich daran gewöhnen.
- Teilen und Erobern
Was ist die Strategie des Teilens und Eroberns? Im Wesentlichen geht es darum, dass eine Macht eine andere Macht in kleinere Teile zerlegt, um sie nach und nach unter ihre Kontrolle zu bringen. Die Strategie beinhaltet auch die Übernahme der Kontrolle über die Mittel und Ressourcen des eroberten „Feindes“.
Dieses Prinzip ist bei der Arbeit sehr nützlich, vor allem, wenn der Zeitrahmen länger als ein Tag ist. Teilen Sie die Aufgabe in kleinere, leichter zu bewältigende Teile auf. Eine lange Deadline ist weniger motivierend. Wenn man das Gefühl hat, an einem Tag einen Berg versetzen zu müssen, hat man keine große Lust, mit der Arbeit zu beginnen, oder?
Aber was ist, wenn man eine Aufgabe in 10 Minuten erledigen muss? Die Aufteilung eines Projekts in kleinere, machbare 10-Minuten-Segmente ist ein revolutionärer Weg zur Steigerung der Produktivität. Es kann sogar zu einem Wettlauf mit sich selbst werden – was kann ich in diesen 10 Minuten noch erledigen – die Gliederung eines Berichts schreiben, die E-Mail-Liste der Kunden nach deren Vorlieben sortieren usw. Damit Sie nicht ständig auf die Uhr starren müssen, können Sie einen Timer einstellen, der anzeigt, wann die Zeit abgelaufen ist.
Wenn Ihnen 10 Minuten zu kurz sind, wählen Sie einen anderen Zeitrahmen – 30, 60 oder 90 Minuten, aber nicht viel länger.
- Planen Sie rückwärts
Die Rückwärtsplanung ist sehr effizient, wenn Ihr Projekt dazu neigt, sich in die Länge zu ziehen. Legen Sie zunächst einen Termin fest und wählen Sie dann die beste Vorgehensweise, um diesen Termin zu erreichen. Diese Strategie macht sich das Parkinson’sche Gesetz zunutze, das besagt, dass eine Handlung so lange dauern kann, wie man ihr Zeit widmet.
Angenommen, Sie müssen eine E-Mail schreiben und haben an diesem Tag keine anderen wichtigen Aufgaben. Sie könnten Stunden damit verbringen, die richtigen Emojis auszuwählen oder die Schriftart, die am besten zu Ihrer Stimmung passt, usw. Wenn Sie sich jedoch nur eine halbe Stunde Zeit nehmen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und die Aufgabe rechtzeitig erledigen, ohne zu zögern. Das ist der Schlüssel zu produktivem Arbeiten.
- Stellen Sie Ihre Deadlines auf Dringlichkeit
Um Ihre Aufgabe zu erledigen, ist es besser, eine Frist zu setzen, die Dringlichkeit impliziert. Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen Bericht schreiben, der in 2 Monaten fällig ist. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie ihn bis zur letzten Minute aufschieben und ihn wahrscheinlich erst nach einer durchwachten Nacht fertigstellen können.
Wenn das Gefühl der Dringlichkeit fehlt, werden Sie sich immer wieder Dingen zuwenden, die dringender sind oder einfach mehr Spaß machen. Die Lösung: Machen Sie das schwierigste Projekt zum dringendsten. Setzen Sie einen Termin, der so nah wie möglich an der Gegenwart liegt, und beginnen Sie mit der Arbeit.
- Halten Sie Ihre Fortschritte fest
Um wirklich produktiv zu sein, notieren Sie Ihre Ergebnisse und nicht die Zeit, die Sie dafür gebraucht haben. Wenn Sie die Aufgabe in kleinere Teile aufteilen und jeden Meilenstein feiern, werden Sie ein Gefühl der Erfüllung erleben, das Sie motiviert, weiterzumachen. Sie werden mehr und mehr von diesen kleinen Erfolgen wollen, was das Einhalten Ihres Zeitplans zu einem viel glücklicheren Prozess macht, als Sie gedacht haben.
- Regelmäßige Überprüfungen einplanen
Wenn Sie eine längere Frist haben, sollten Sie regelmäßige Überprüfungen einplanen, um zu sehen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Wenn Sie einen Monat Zeit haben, um eine Aufgabe zu erledigen, überprüfen Sie Ihren Fortschritt mindestens einmal pro Woche. So können Sie analysieren, was schiefgelaufen ist und was gut funktioniert hat, und Ihre nächsten Schritte effizienter planen.
- Setzen Sie sich keine Robotertermine
Sie sind ein lebendiger, atmender Mensch, der essen, schlafen und Spaß haben muss. Denken Sie daran, wenn Sie Ihre Deadline setzen. Sie sind kein Roboter, der 16 Stunden am Stück arbeiten kann, um eine Aufgabe zu erledigen. Ein Todesmarsch hat noch niemandem gut getan. Und selbst wenn Sie es einmal schaffen, eine solche Deadline einzuhalten, lassen Sie es nicht zur Gewohnheit werden. Gönnen Sie sich Zeit für Entspannung und Ablenkung, um produktiver zu sein.
- Das Hofstadter’sche Gesetz berücksichtigen
Wenn Sie eine Frist setzen, insbesondere für ein komplexes Projekt, ist es gut, das Hofstadter’sche Gesetz zu berücksichtigen. Es besagt, dass in der Regel alles viel länger dauert, als man denkt. Wie kann man also eine sinnvolle Deadline festlegen? Ein in der IT-Branche weit verbreiteter Witz besagt, dass man die Zeit, die man zu benötigen glaubt, verdoppeln und dann 6 Monate hinzurechnen soll. Lassen wir den Witz beiseite: Wichtig ist, dass Sie geduldig sind, Ihre Fähigkeiten realistisch einschätzen und sich genügend Zeit nehmen, um eine Aufgabe, insbesondere eine komplexe, zu erledigen.
- Halten Sie Ihre Deadline schriftlich fest
Jede Frist, die länger als einen Tag dauert, muss schriftlich festgehalten werden. Wenn Sie sie schriftlich festhalten, wird sie zu einem Ziel und nicht nur zu einer Absicht. Menschen halten sich eher an schriftlich fixierte Ziele und Versprechen als an gesprochene Worte.
Wenn Sie es schriftlich festhalten, können Sie auch die „Teile-und-Herrsche“-Strategie anwenden und für jeden kleinen Aktionsbereich eigene Fristen setzen. Und wissen Sie was? Auf diese Weise können Sie Ihre Ergebnisse auch messen und sich nach jedem Erfolg selbst loben.
- Definieren Sie Ihr Projekt: billig, schnell oder gut?
In seinem Buch My Start-Up Life sagt Ben Casnocha, dass ein Projekt nur zwei der drei wichtigsten Eigenschaften einer Aufgabe haben kann: gut, billig und schnell. Wer sind wir, dem zu widersprechen? Wenn Sie also das nächste Mal über eine realistische Deadline für Ihr Projekt nachdenken, sollten Sie zuerst entscheiden, ob es gut und schnell oder billig und gut sein soll. Setzen Sie dann eine Frist, die diesen spezifischen Kriterien entspricht, und richten Sie Ihre Anstrengungen darauf aus, dieses Ziel zu erreichen.
Sie können dies als eine andere Form der Prioritätensetzung betrachten. Was ist das Wichtigste an der Aufgabe? Muss sie schnell erledigt werden? Spielt der Preis eine Rolle? Wie wichtig ist die Qualität für den Gesamt-ROI? Wenn Sie etwas tiefer in die Materie eintauchen, werden Sie die richtige Deadline finden, die auch den Ton für Ihre gesamte Projektarbeit angeben wird.
Das schwache Glied finden
Egal, was wir denken oder tun, es gibt immer ein schwaches Glied. Wenn Sie es finden, können Sie Ihr Projekt retten. Finden Sie heraus, was Sie aufhalten oder sogar Ihr Projekt ruinieren könnte, und erledigen Sie es zuerst.
Wenn Sie eine Vorstellung davon haben, was auf Sie zukommt, können Sie Ihre Termine entsprechend planen und mit weniger Druck arbeiten.
Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, werden Sie feststellen, dass sich Ihr Arbeitsleben deutlich verbessert und Ihr Tag stressfreier wird. Work smarter, not harder ist das Motto erfolgreicher Unternehmer, und Sie können es auf jeden Aspekt Ihrer Arbeit und warum nicht auch auf Ihr Privatleben anwenden. Versuchen Sie auch nicht, Multitasking zu betreiben. Das ist nicht so effizient, wie wir uns einreden. Konzentrieren Sie sich lieber auf eine Sache und bringen Sie sie zu Ende, anstatt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln. Machen Sie es sich so einfach wie beim Mittagessen – erst die Vorspeise, dann das Hauptgericht und zum Schluss den Nachtisch. Wenn man alles auf einmal isst, schmeckt es nicht so gut. Das Gleiche gilt für die Arbeit – teilen Sie sie in kleine Häppchen auf und verschlingen Sie sie nach und nach, wobei Sie sich für jeden Erfolg belohnen.
Wenn Sie die Kunst beherrschen, Termine einzuhalten, seien Sie nicht egoistisch und teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. Nehmen Sie die Haltung ein: „Das habe ich schon gemacht, ich habe ein T-Shirt bekommen“. Schämen Sie sich nicht, stolz auf Ihre Arbeit zu sein, und lernen Sie, das Lob anzunehmen, das Sie verdienen.
Vergessen Sie nicht, mit Ihrem Team, Ihren Kollegen und Ihren Vorgesetzten zu kommunizieren. Dies ist der beste Weg, um Missverständnisse auszuräumen und unnötige Nacharbeit und Zeitverschwendung zu vermeiden.