Erfolgreiche Unternehmer und Manager verfügen über viele nützliche Fähigkeiten, aber die Fähigkeit, ihre Zeit zu managen, steht wahrscheinlich ganz oben auf ihrer Liste. Moderne Technologien haben die Geschäftswelt in einen nie endenden Prozess verwandelt, was bedeutet, dass es für Führungskräfte schwierig ist, ihre Gedanken von der Arbeit abzuwenden.
Unter diesen Umständen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich als Führungskraft auf dieses anspruchsvolle System vorbereiten. Sie müssen lernen, die täglichen Aufgaben zu bewältigen und alle Aufgaben wie geplant zu erledigen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen 7 Wege auf, wie Sie die Zeit auf Ihre Seite ziehen können.
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu steigern und jede freie Sekunde im Alltag optimal zu nutzen. Ich bin jedoch der Meinung, dass Sie mit diesen 7 Methoden bei weitem die besten Ergebnisse in Bezug auf Ihr Zeitmanagement erzielen können, also schauen wir sie uns der Reihe nach an.
- Planen
Was auch immer Sie tun, um Ihren Lebensunterhalt zu verdienen, Sie müssen einen guten und nachhaltigen Plan haben, um erfolgreich zu sein. Das ist auch für das Zeitmanagement wichtig. Am besten bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie sich drei Ziele setzen:
Kurzfristige Ziele: Dies sind Ihre täglichen oder wöchentlichen Aufgaben, die Sie vor Arbeitsbeginn erledigen müssen. Dazu gehören große Besprechungen und wichtige Aufgaben, aber auch kleine und langweilige Aufgaben wie das Schreiben von E-Mails und das Überprüfen von Dokumenten. Kurzfristige Ziele können jede Woche neu festgelegt werden.
Mittelfristige Ziele: In den nächsten Monaten werden immer wieder größere Aufgaben auf Sie zukommen, also planen Sie diese ein und beginnen Sie so früh wie möglich mit der Arbeit daran. Für mittelfristige Ziele benötigen Sie in der Regel drei bis sechs Monate.
Langfristige Ziele: Manchmal möchten Sie bestimmte Ziele in ein oder zwei Jahren erreichen, was aus dieser Perspektive vielleicht zu weit in der Zukunft zu liegen scheint. Vergessen Sie jedoch nicht, dass die Zeit schnell vergeht, vor allem, wenn Sie die Größe Ihres großen Ziels vernachlässigen.
Wenn Sie all diese Ziele festgelegt haben, können Sie einen Aufgabenkalender erstellen, der Sie an die Dinge erinnert, die Sie tun sollten, aber noch nicht getan haben.
- Hart arbeiten
Wenn Sie die Kontrolle über Ihr Unternehmen behalten und alles rechtzeitig erledigen wollen, dürfen Sie nicht erwarten, dass es Ihnen leicht fällt. Stattdessen sollten Sie bereit sein, hart zu arbeiten und Ihr Bestes zu geben, um erfolgreich zu sein. Um dies zu erreichen, müssen Sie einige Dinge lernen.
Zunächst einmal müssen Sie gut schlafen, wenn Sie den ganzen Tag produktiv sein wollen. Eine Studie hat ergeben, dass Schlafmangel Unternehmen in den USA jährlich mehr als 63 Milliarden Dollar an Produktivitätsverlusten kostet. Sie werden wahrscheinlich nicht so viel Geld verlieren, aber es wird Sie eine Menge kosten, wenn Sie nachts nicht genug schlafen.
Zweitens sollten Sie sich angewöhnen, jeden Tag früh aufzustehen. Dies ist die Zeit des Tages, in der Ihr Geist frisch und voller Energie ist, also nutzen Sie diese Zeit und erledigen Sie schwierige Aufgaben so früh wie möglich. Untersuchungen haben gezeigt, dass Arbeitnehmer zwischen 9 und 12 Uhr morgens am leistungsfähigsten sind, während die Produktivität danach tendenziell abnimmt.
Wenn Ihre Energie nachlässt, müssen Sie akzeptieren, dass Sie gelegentlich eine Pause brauchen. Legen Sie eine Pause ein, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Geist leer ist und nicht mehr richtig funktioniert. Es muss keine zweistündige Pause sein – 15 Minuten reichen aus, um Sie wieder in Schwung zu bringen.
- Delegieren Sie einige Aufgaben an Ihre Mitarbeiter
Vielleicht denken Sie, dass Sie alle Aufgaben rechtzeitig selbst erledigen können, aber das ist auf Dauer keine praktikable Strategie. Niemand ist in der Lage, alle Aufgaben alleine zu erledigen, und Sie müssen sich auf Ihre Mitarbeiter verlassen, wenn Sie ein kontinuierliches Wachstum Ihres Unternehmens anstreben.
Sie sollten einen großen Teil der Aufgaben an Ihre Teammitglieder delegieren. Auf diese Weise nehmen Sie sich nicht nur viel Verantwortung ab, sondern bauen auch eine Gruppe zuverlässiger Fachleute um sich herum auf. Diese sind Ihnen zwar direkt unterstellt und Sie behalten sie ständig im Auge, aber dennoch müssen Sie ein ganzes Team im Unternehmen beschäftigen.
Natürlich können Sie die wichtigsten Aufgaben immer noch selbst erledigen. Sie werden für die Dinge verantwortlich sein, die Sie für die schwierigsten und heikelsten halten, aber die anderen werden auch einen angemessenen Teil der Verantwortung übernehmen. Das ist der Sinn von Teamarbeit und der Grund, warum man immer sagt, dass eine Kette nur so stark ist wie ihr schwächstes Glied.
- Multitasking vermeiden
Multitasking ist der beste Weg, Dinge zu vermasseln und viel Zeit zu verschwenden. Egal, wie groß oder klein Ihre aktuelle Aufgabe ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie beenden, bevor Sie zu einer anderen wechseln. Einige Studien haben sogar gezeigt, dass der Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben bis zu 40 % der produktiven Zeit eines Arbeitnehmers kosten kann.
Versuchen Sie immer, sich auf eine Sache zu konzentrieren, auch wenn sie Ihnen unwichtig erscheint. Selbst die kleinsten und einfachsten Dinge, wie das Schreiben von E-Mails oder SMS-Nachrichten, können zu einem großen Problem werden, wenn man ihnen keine Aufmerksamkeit schenkt. Stellen Sie sich vor, Sie schicken einen Finanzbericht an die falsche Person und Sie verstehen sofort, was ich meine.
Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich an Ihren Arbeitsplan halten und sich auf jede Tätigkeit konzentrieren. Und wenn Sie sich erschöpft fühlen und sich nicht mehr konzentrieren können, denken Sie daran, was ich weiter oben in diesem Artikel geschrieben habe: Machen Sie eine kurze Pause und Sie werden sich schnell erholen.
- Prioritäten setzen
Die Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, ist eine der grundlegenden Eigenschaften eines erfolgreichen Unternehmers. Sie ist auch ein zentrales Element des Zeitmanagements. Wenn Sie jeden Tag produktiv sein wollen, müssen Sie Prioritäten setzen.
Einige Zeitmanagement-Experten halten es für eine gute Idee, alle Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen. So kann man es zum Beispiel machen:
Dringend und wichtig: Das sind die Aufgaben, die Sie unbedingt sofort erledigen müssen. Sie haben in dieser Hierarchie die höchste Priorität.
Dringend, aber nicht dringend: Das sind Aufgaben, die Sie so schnell wie möglich erledigen sollten, aber nicht sofort. Sie sind die zweitwichtigste Aufgabe in Ihrem Zeitplan.
Dringend, aber nicht entscheidend: Dies sind kleine Ziele, die Sie erreichen wollen, aber es würde Ihnen nicht allzu viel schaden, einige davon zu vernachlässigen.
Nicht dringend und nicht entscheidend: Sie haben wahrscheinlich nicht allzu viele dieser Aufgaben, aber wenn doch, zögern Sie nicht, sie jemand anderem in Ihrem Team zu überlassen.
- Prokrastinieren Sie nicht
Prokrastination ist heutzutage der größte Feind der Produktivität im Geschäftsleben. Mit all den Kommunikationsmitteln, sozialen Netzwerken und dem Internet im Allgemeinen ist es leicht, den Fokus und damit die Zeit zu verlieren. Laut einer Studie gelten mehr als ein Viertel aller Arbeitnehmer als chronische Zauderer.
Das ist sehr gefährlich, wenn Ihr Unternehmen auf Zeitmanagement angewiesen ist – und das ist es immer. Halten Sie sich daher während der Arbeit von sozialen Medien fern. Beantworten Sie keine persönlichen Nachrichten und besuchen Sie Ihre Lieblingswebsites nicht mehr von Zeit zu Zeit. Glücklicherweise gibt es einige digitale Tools, die Ihnen dabei helfen können.
Sie können eine der Anti-Prokrastinations-Apps wie StayFocusd herunterladen. Wie die Entwickler der App erklären, besteht das Ziel dieses Tools darin, Ihre Produktivität zu steigern, indem die Zeit, die Sie auf zeitraubenden Websites verbringen, begrenzt wird.
Außerdem sollten Sie sich einige Techniken gegen das Aufschieben aneignen. Betrachten Sie zum Beispiel Ihre Aufgaben nicht als einen Stapel, der 15 Stunden Arbeit erfordert. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine Aufgabe nach der anderen. Wenn Sie so arbeiten, werden Sie schnell merken, dass der Stapel immer kleiner wird.
Gleichzeitig können Sie sich eine Belohnung versprechen, wenn die Arbeit erledigt ist. Die meisten Menschen sind am leistungsfähigsten, wenn sie ein klares Ziel vor Augen haben, und Sie können Prokrastination vermeiden, wenn Sie an die Belohnung denken, die eine gute Arbeit mit sich bringt.
Manchmal hilft es, den Arbeitsplatz zu wechseln – gehen Sie einfach in eine Buchhandlung oder ein Café, um die Routine zu unterbrechen. Sie können auch alles, was Sie ablenkt, aus Ihrem Büro entfernen, z. B. eine tickende Uhr oder ein störendes gelbes Poster an der Wand. Tun Sie alles, was Ihnen hilft, sich entspannter und wohler zu fühlen, und Sie werden die Hürde der Prokrastination überwinden.
- Bleiben Sie gesund
Der letzte Tipp auf meiner Liste ist auch der wichtigste: Bleiben Sie gesund, denn das ist die Grundvoraussetzung für Zeitmanagement. Wenn Sie sich verantwortungsbewusst verhalten, können Sie das Risiko von kleinen und gelegentlichen Krankheiten minimieren.
Achten Sie vor allem auf eine gesunde Ernährung mit viel Obst und Gemüse. Belasten Sie Ihren Körper nicht mit zu viel rotem Fleisch und versuchen Sie es, wann immer möglich, durch Fischgerichte zu ersetzen. Gleichzeitig sollten Sie vier bis sechs kleinere Mahlzeiten über den Tag verteilt zu sich nehmen, anstatt eine oder zwei große Portionen.
Neben der Ernährung ist es wichtig, sich an mindestens zwei bis drei Tagen pro Woche zu bewegen. Um körperlich fit zu bleiben, reicht es, ein paar Kilometer zu laufen. Wer nicht joggen mag, kann es auch mit Tennis, Crossfit oder Yoga versuchen. All diese Aktivitäten sind sehr gut für die Gesundheit und können auf lange Sicht viel Zeit sparen.
Zeitmanagement ist heutzutage der Schlüssel zum Erfolg. Bei so vielen Aufgaben im Alltag muss man lernen, Prioritäten zu setzen und die wichtigsten Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Aus diesem Grund habe ich 7 Möglichkeiten beschrieben, wie Sie die Zeit auf Ihre Seite bringen können. Behalten Sie diese Vorschläge im Hinterkopf und lassen Sie mich in den Kommentaren wissen, wenn Sie weitere nützliche Vorschläge haben, die Sie mit anderen Lesern teilen möchten.