Heutzutage werden immer mehr Geschäftsangelegenheiten auf elektronischem Wege abgewickelt. Wie viele E-Mails erhalten und versenden Sie pro Tag? Wie viele davon sind wirklich wichtig (oder zumindest keine Routine)? Und schließlich: Wie schreiben Sie so, dass Ihre Nachrichten wirklich professionell klingen und es auf den Punkt bringen.
Schauen Sie sich die wichtigsten Punkte für geschäftliche E-Mails an und nutzen Sie sie, um Ihren Stil zu verbessern!
- Erstellen Sie eine separate geschäftliche E-Mail
Es ist nicht ratsam, eine E-Mail im Namen des Unternehmens von einem privaten E-Mail-Postfach aus zu versenden. Besser ist es, eine separate E-Mail mit dem Namen Ihres Unternehmens zu erstellen (my-company-name@gmail.com/-.de).
Wenn Sie noch seriöser erscheinen wollen, erstellen Sie eine Unternehmenswebsite mit einem eigenen Domain-Postfach (info@my-company.gmail.com). Manchmal ist es sinnvoll, die E-Mail-Adressen aufzuteilen, anstatt für alle Zwecke dieselbe Adresse zu verwenden.
- Halten Sie sich an den korrekten Aufbau des Briefes
Normalerweise besteht jeder Geschäftsbrief aus drei Hauptteilen:
- Einer Aufgabe oder einer Fragestellung
- Lösungsmöglichkeiten
- Aufforderung zum Handeln oder Antwort auf den Brief
Aufforderung zum Handeln oder Antwort auf den Brief.
Achten Sie darauf, dass der Betreff des Briefes informativ, relevant und prägnant ist. Wenn es sich um den ersten Geschäftskontakt handelt, wird der Empfänger Ihren Brief vielleicht einfach ungelesen weglegen, wenn er ihm zu lang und nichtssagend erscheint. E-Mails werden in der Regel nur überflogen, nicht die gesamte Korrespondenz gelesen. Je klarer und übersichtlicher Ihr Geschäftsbrief ist, desto größer ist die Chance, dass er nicht unbemerkt bleibt.
Vermeiden Sie zu lange Sätze, gliedern Sie den Text in Absätze und lassen Sie zwischen den Absätzen eine Leerzeile. Vergessen Sie nicht, das vorangegangene Gespräch zu zitieren, wenn dies sinnvoll ist.
- Schreiben Sie in höflicher Form
Der höfliche Umgang mit Ihrem Gesprächspartner macht vielleicht 90% des Erfolgs aus. Vergessen Sie nicht, „bitte“ und „danke“ zu verwenden, um Ihre Offenheit und Kooperationsbereitschaft zu zeigen.
Denken Sie daran, dass der Empfänger Sie nur durch Ihre Worte und Sätze wahrnimmt. Versuchen Sie, einen positiven und respektvollen Ton anzuschlagen!
- Personalisieren Sie
Wenn Sie nicht wollen, dass Ihre E-Mail wie eine Vorlage behandelt wird, beginnen Sie sie mit einer persönlichen Anrede wie „Hallo, Walter“. Der Name des Empfängers ist wichtig. Eine persönliche Anrede beweist, dass Sie wirklich an einer Kommunikation interessiert sind und nicht nur blind tonnenweise Briefe verschicken, in der Hoffnung, dass irgendwann jemand antwortet.
Stellen Sie sich vor, Sie kommen auf einen überfüllten Markt, um Erdbeeren zu kaufen. Zum Glück kennen Sie den Namen des Verkäufers! Von nun an sind die Menschen in der Menge keine Konkurrenten mehr. Der Verkäufer kennt Ihren Namen, sieht Sie und verkauft Ihnen die süßesten Erdbeeren. Dasselbe gilt für geschäftliche E-Mails. Unser Gehirn ist besonders empfänglich für unseren Namen, denn wir hören ihn von der ersten Minute unseres Lebens an und sehen ihn ein Leben lang auf Geburtstagskarten.
Vergessen Sie Grußformeln wie „Guten Morgen“, „Guten Tag“ oder „Guten Abend“, es sei denn, Sie sind sich sicher, wann der Empfänger den Brief öffnen wird.
- Am Ende des Briefes Kontaktdaten hinterlassen
Kontaktdaten und eine persönliche Unterschrift sind ein Muss für alle, die als Geschäftsleute behandelt werden wollen:
Es ist ein Beweis, dass Sie keine Fälschung sind.
Es gibt einem potenziellen Partner mehr Möglichkeiten und Quellen, Sie zu kontaktieren.
Es macht Werbung für Sie und Ihr Unternehmen.
- Reagieren Sie rechtzeitig
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie rechtzeitig antworten, ist, eine der E-Mail-Benachrichtigungsanwendungen zu installieren. Wenn Sie nicht sofort antworten können oder wollen, ist es am besten, eine Benachrichtigung zu senden, dass Sie den Brief erhalten haben und in Kürze antworten werden. Die Angabe eines genauen Antwortdatums ist von Vorteil.
Wenn Sie zu lange gebraucht haben, um auf den Brief zu antworten, sollten Sie sich für die Verzögerung entschuldigen und den Grund dafür nennen. Besser spät als nie.
- Beenden Sie den Dialog nicht, bevor Sie ihn begonnen haben
Eine der goldenen Regeln der E-Mail-Korrespondenz besagt, dass derjenige das Recht hat, den Dialog zu beenden, der ihn begonnen hat. Wenn Sie der Initiator waren, beenden Sie den Dialog am besten mit ein paar Worten des Dankes oder einer höflichen Verabschiedung.
- Sich nicht aufdrängen
Der Wunsch, sofort eine Antwort zu erhalten, sollte Sie nicht dazu verleiten, immer wieder zu schreiben. Seien Sie geduldig und erwarten Sie keine schnelle Antwort. Wenn Sie etwas über sich selbst sagen wollen, tun Sie es so behutsam wie möglich. Machen Sie der Person, die Ihnen antwortet, kein schlechtes Gewissen – betonen Sie lieber, dass Sie sehr an einer Zusammenarbeit interessiert und deshalb so ungeduldig sind. Schmeicheleien bringen Sie überall hin.
- Versenden Sie keine E-Mails an Feiertagen und Wochenenden
Das Versenden von E-Mails am Wochenende ist kein schlechter Ton, aber es verringert die Effektivität der Korrespondenz erheblich. Es ist sehr wahrscheinlich, dass der Empfänger den Brief überfliegt und die Antwort aufschiebt. Später vergisst er es vielleicht. Daher sind Feiertage, Wochenenden und das Ende der Arbeitswoche nicht die beste Zeit, um wichtige Nachrichten zu versenden.