Deadlines, hm? Hätte man ein fröhlicheres Wort wählen können?
Offensichtlich nicht. Und die Geschichte des Wortes ist tatsächlich düsterer, als Sie vielleicht denken. Es scheint aus der Zeit des Bürgerkriegs zu stammen, als die Deadline eine echte Todeslinie war, die um ein Gefängnis gezogen wurde und über die „das Vorstehen eines Fußes oder eines Fingers mit Sicherheit die tödliche Kugel des Wächters nach sich ziehen würde“. Beruhigt Sie das nicht im Hinblick auf den Abgabetermin Ihrer Arbeit?
Es kommt noch schlimmer: Um einzelne Gefangene herum wurden tote Linien gezogen, nur um ihnen Unbehagen zu bereiten. Sagen wir, an einem heißen Tag, gerade außerhalb der Reichweite von Wasser. Ein Finger streckt sich nach einem Becher aus, und schwupps, hast du dein Limit überschritten, Soldat…
Auch wenn sich das Wort inzwischen zu einer metaphorischen Bezeichnung für eine zeitliche Grenze entwickelt hat, die nicht überschritten werden darf, kann es sich genauso ernst anfühlen, wenn man in der Klemme einer Aufgabe steckt, die einfach zu groß für die Zeit ist, die einem der Chef zur Erledigung gegeben hat.
Und es ist kein Wunder, dass Arbeitszeiten, die wir sonst als schöne, glückliche Momente der Freiheit empfinden, uns so grausam und unnatürlich vorkommen. Unser Gehirn hat sich nicht wirklich an sie angepasst. Mit einem Auge auf der Uhr und dem anderen auf der Aufgabe, die vor uns liegt, zappeln und schwitzen wir wie der Unionist in der sengenden Sonne Georgiens.
Es gibt gute wissenschaftliche Gründe, warum unser Gehirn nicht mit Deadlines umgehen kann – und wenn Sie diese kennen, können Sie einige der Werkzeuge, die uns zur Verfügung stehen, besser nutzen, um sie sicher einzuhalten.
Einer dieser Gründe ist der „Planungsfehler“. Wir kennen ihn, seit Forscher ihn 1977 definiert haben, aber wir lernen nie dazu. In seiner einfachsten Form bedeutet er, dass wir unsere Schätzungen, wie lange eine Aufgabe dauern wird, auf das beste Szenario stützen. Wir lassen nicht zu, dass etwas schief geht, oder wir ignorieren die Erfahrung, dass alles immer länger dauert als geplant. Erinnern Sie sich noch an Ihre Studienzeit, als Sie dachten, Sie könnten die Hausarbeit an einem Tag schreiben und sie deshalb bis zum Abgabetermin aufschoben? Das ist eine Sache.
Das andere ist ein seltsamer Zeitreise-Trick, den uns unser Verstand vorspielt. Wenn man eine Aufgabe mit einer Deadline versieht, schwillt die Vorstellung von der Zeit, die man noch hat, um sie zu erledigen, mit der Größe der Aufgabe an. Termine für „große“ Projekte scheinen weiter weg zu sein, als sie tatsächlich sind. Das wiederum führt dazu, dass man leicht in Verzug gerät.
Und wenn Sie eine besonders unruhige Kindheit hatten, gibt es eine schlechte Nachricht: Menschen, die eine chaotische Jugend hatten, neigen dazu, als Erwachsene ein schlechteres Zeitmanagement zu haben. Wenn das auf Sie zutrifft, brauchen Sie die folgenden Tipps zur Einhaltung von Fristen mehr als alle anderen.
Wie kann ich Fristen einhalten?
Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, wird es Ihnen leichter fallen, eine Strategie zu entwickeln, sich an die Arbeit zu machen und die Frist einzuhalten. Es ist zu verlockend, eine Aufgabe zu verdrängen, bis der Abgabetermin näher rückt, aber das erste, was Sie tun sollten, wenn Sie eine Aufgabe erhalten, ist, darüber nachzudenken und sich zu organisieren: Sie müssen vielleicht nicht sofort mit der Arbeit beginnen, aber es erspart Ihnen später unnötigen Stress und Überraschungen.
- Legen Sie einige Parameter fest
Der erste Schritt besteht darin, sich darüber klar zu werden, worum es bei Ihrem Auftrag geht. Auch wenn es auf den ersten Blick einfach erscheint, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um Fragen zu stellen – nicht erst, wenn die Uhr am Tag der Abrechnung tickt. Versuchen Sie herauszufinden, warum Ihr Auftrag wichtig ist, wozu er dient und welche Prioritäten Sie setzen sollten.
Was wäre ein erfolgreiches Ergebnis – und wie können Sie den Erfolg oder Misserfolg des Projekts messen? Wem erstatten Sie Bericht und was sind deren Präferenzen? In welchem Format soll die abgeschlossene Aufgabe präsentiert werden – was sind die Ergebnisse und wird es voraussichtlich Feedback oder Änderungswünsche geben?
Fast die Hälfte aller Beschäftigten gibt an, dass sie regelmäßig keine Ahnung haben, was als Nächstes von ihnen erwartet wird. Wenn Sie zu diesen Menschen gehören, wird Ihre Arbeit schwieriger – und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Dinge wiederholen müssen, steigt, je näher der Termin rückt.
- Sich vorbereiten
Genauso wie Sie wissen müssen, was von Ihnen erwartet wird, brauchen Sie Werkzeuge, Informationen und andere Ressourcen, um die Arbeit zu erledigen. Wenn Sie diese Dinge erst auf dem Weg beschaffen, kann es zu Verzögerungen und Enttäuschungen kommen.
Angenommen, Sie werden gebeten, einen Bericht über einige Zahlen und Fakten zu erstellen. Haben Sie die Zahlen zur Hand? Wenn Sie darauf warten müssen, gerät der Entwurfsprozess aus dem Gleichgewicht. Haben Sie eine Vorlage, nach der Sie arbeiten können, oder bestimmte Grafiken, die Sie verwenden können? Wenn Sie ohne diese Dinge anfangen, wird Ihr Arbeitsaufwand später nur noch größer.
Wenn Sie alles von Anfang an vorbereiten, werden Sie sich viel besser vorbereitet fühlen, um gute Arbeit zu leisten. Wenn Sie die Beschaffung eines bestimmten Gutes hinauszögern, werden Sie es wahrscheinlich gerade dann benötigen, wenn es nicht verfügbar ist – frische Druckertinte, wenn das Geschäft geschlossen ist, ein Mietwagen, wenn der Mitarbeiter, der die Ausgaben abzeichnet, nicht im Büro ist.
Vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderliche Software verfügen, dass sie auf Ihrem Computer ordnungsgemäß funktioniert und dass Sie geeignete, kompatible Dateien für die Person, die auf Sie wartet, exportieren können.
- Erstellen Sie ein Diagramm
Haben Sie schon einmal von einer kritischen Pfad-Analyse gehört? Das klingt irgendwie cool. In Wirklichkeit ist es ziemlich langweilig – aber es kann Ihnen helfen, viel effektiver zu arbeiten, bevor Sie Ihre Deadline erreichen.
Die Kritische Pfad-Analyse funktioniert auf zwei Arten. Im ersten Fall hilft sie Ihnen, gleichzeitige Aufgaben zu priorisieren und Ihren Arbeitsablauf so effizient wie möglich zu gestalten. Im zweiten Fall hilft sie Ihnen, Ihr Gesamtprojekt zu visualisieren und ein realistischeres Bild davon zu bekommen, was Sie tun müssen und wie es in Ihren Zeitplan passt.
Es ist im Grunde eine Landkarte Ihrer Aufgaben. Schreiben Sie jeden Schritt Ihres Projekts auf und ordnen Sie ihn auf einem Blatt Papier an, wobei Sie jeden Schritt mit einem Kreis umgeben, um ihn zu trennen. Gleichzeitige Aufgaben können übereinander angeordnet werden, aufeinander folgende Aufgaben auf einer horizontalen Linie. Auf diese Weise haben Sie immer im Blick, was wann zu tun ist, und vermeiden, dass Sie plötzlich feststellen, dass Sie einen Schritt übersehen haben, weil er gleichzeitig mit etwas anderem hätte erledigt werden müssen.
- Realistisch bleiben
Menschen können ziemlich großspurig sein. Die meisten von uns halten sich für klüger und attraktiver als sie sind. Wenn es darum geht, Fristen einzuhalten, halten wir uns für schneller und geschickter, als die Realität uns später zeigt. Und wenn die Frist abläuft, werden wir mit der schrecklichen Wahrheit konfrontiert: Man ist eben doch nicht so gut, wie man glaubt!
Das gilt natürlich nur bis zur nächsten Aufgabe. Wenn die nächste Aufgabe auf dem Schreibtisch landet, vergisst man, wie schlecht es beim letzten Mal gelaufen ist, oder man geht davon aus, dass es dieses Mal besser laufen wird. Das kann gut für das Selbstwertgefühl sein, aber wenn Sie Ihre Arbeit pünktlich erledigen wollen, müssen Sie realistisch bleiben.
Das kann so einfach sein wie zusätzliche Zeit einzuplanen, falls Sie in Schwierigkeiten geraten. Schätzen Sie objektiv ein, wie lange es dauern könnte. Wenn Sie in der Lage sind, zu verhandeln, lassen Sie die Person, die auf Sie wartet, wissen, was Sie glauben, wann Sie fertig sein werden. Das kann auch bedeuten, dass Sie um Hilfe oder Training bitten, bevor Sie anfangen.
- Teilen und Erobern
Erinnern Sie sich, dass große Aufgaben den Termin in weite Ferne rücken lassen? Wenn Sie diese Aufgabe in Miniaufgaben mit informellen, kürzeren Deadlines aufteilen, können Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit realistischer einschätzen.
Verwenden Sie einen Kalender oder erstellen Sie ein Diagramm, das Sie in Stunden, Tage oder Teilaufgaben unterteilen können. Sie können auch Termine und Fristen in Ihre Analyse des kritischen Pfads aufnehmen. Wenn es Ihnen hilft, können Sie die Aufgaben sogar farblich kennzeichnen: grün für einfache Aufgaben, orange für Aufgaben, die etwas mehr Zeit und Überlegung erfordern, und rot, um Sie zu warnen, wenn sich ein echter Zeitfresser als Teilaufgabe ankündigt.
- Ablenkungen vermeiden
Die Aufteilung der Aufgaben hilft, Ablenkungen zu vermeiden, da jeder Zeitblock kleiner und wertvoller erscheint. Aber es ist immer noch zu einfach, sich in YouTube zu verlieren, die Freundin hier und da und überall hin mitzunehmen oder ständig seine E-Mails zu aktualisieren.
Sie brauchen Grenzen. Setzen Sie sich Regeln – aber machen Sie sie nicht zu grausam. Gönnen Sie sich jede Stunde eine zehnminütige Pause, um sich etwas Lustiges anzuschauen und den Kopf frei zu bekommen. Löschen Sie Facebook von Ihrem Handy und loggen Sie sich bei der Arbeit aus – Sie können es in Ihrer Freizeit nutzen. Nehmen Sie sich jeden Tag eine Stunde Zeit, um Ihren Posteingang zu leeren – und ignorieren Sie den Rest des Tages Ihre E-Mails.
Und dehnen Sie diese Grenzen auf Ihre Mitmenschen aus. Sagen Sie dem Mann am Nebentisch, dass Sie gerade zu beschäftigt sind, um ihm bei seinen technischen Problemen zu helfen. Sagen Sie Ihrer besseren Hälfte, dass Sie, auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, regelmäßige Bürozeiten einhalten müssen.
- Überladen Sie Ihren Terminkalender
Experten gehen davon aus, dass wir am effektivsten arbeiten, wenn wir die schwierigsten oder stressigsten Aufgaben zuerst erledigen.
Bevor Sie Ihre E-Mails abrufen, sollten Sie eine lästige Aufgabe abhaken, anstatt sie immer wieder aufzuschieben. Die Erledigung dieser Aufgabe wird Ihr Selbstvertrauen stärken und Ihren Arbeitsrhythmus im Laufe des Tages verbessern.
Und wenn sich der Tag dem Ende zuneigt, können Sie einige der leichteren Aufgaben abhaken, während sich Ihr Geist beruhigt und Sie anfangen, vom Feierabend zu träumen.
- Benutze echte Werkzeuge
Mentale Strategien wie die hier vorgestellten sind gut und schön, aber nichts geht über die Hilfe eines Roboters.
Überlegen Sie, ob es Elemente in Ihrem Projekt gibt, die Sie automatisieren können. Wenn Sie an eine langweilige, sich wiederholende Aufgabe denken, die Ihnen Probleme bereitet und Ihre Zeit verschlingt, wird eine kurze Google-Suche oft zeigen, dass jemand bereits darüber nachgedacht und eine Anwendung dafür entwickelt hat.
Auch Ihr Terminkalender lässt sich automatisieren. Todoist ist eine kostenlose App (mit Premium-Optionen), die mit Ihrer anderen Software zusammenarbeitet, um Ihren Zeitplan zu organisieren und Sie daran zu erinnern, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun. Es ist auch eine gute Möglichkeit, Ihre Fortschritte zu verfolgen.
Sie können sich mit Ihrem Facebook- oder Google-Konto anmelden, so dass die Registrierung und die ersten Schritte nicht allzu schwierig sind. Dann beginnen Sie mit dem Aufbau Ihres Workflows, indem Sie Schritte in Form von Aufgaben mit Hashtags hinzufügen. Jede Aufgabe hat ein Datum und kann nach und nach abgehakt werden. Fühlt sich gut an! Todoist funktioniert auch mit Ihrem iPhone oder Android-Gerät, so dass Sie keine Erinnerung mehr verpassen.
Und es ist besser als unzählige schlecht gekritzelte Post-it-Zettel, die immer wieder unter den Schreibtisch fallen und verloren gehen.
- Angst vor Verpflichtungen
Nun, fürchten Sie sich nicht davor – aber stellen Sie es zumindest in Frage. Wir wissen, dass große Aufgaben die Deadlines in weite Ferne rücken lassen – was es leicht macht, sich in der Zwischenzeit dummerweise noch mehr Arbeit aufzuladen.
Seien Sie ehrlich zu sich selbst und zu Ihren Kollegen oder Ihrem Chef. Wenn Sie zu viel Arbeit haben, müssen Sie lernen, nein zu sagen – sonst sinken Ihre Ansprüche, Ihre Gesundheit leidet und der Abgabetermin wird immer unrealistischer.
- Um Aufschub bitten
Es klingt selbstverständlich, aber wir neigen dazu, uns zu sträuben, wenn wir eine harte Deadline bekommen haben. Vielleicht ist es eine Frage des Stolzes oder einfach des Tunnelblicks: Um Aufschub zu bitten, kommt für uns einfach nicht in Frage.
Probieren Sie es aus. Es ist erstaunlich, wie befreiend es ist, einen Aufschub zu bekommen. Und meistens stellt sich heraus, dass es gar nicht so schlimm war, wie man dachte, als man bis zum Hals im Stress steckte. Wenn möglich, fragen Sie persönlich und nicht per E-Mail, da Ihr Chef bei Augenkontakt wahrscheinlich mehr Verständnis für Ihre Situation aufbringt.
Und hey, wenn Sie eine Verlängerung bekommen, feiern Sie nicht zu viel, okay? Es ist an der Zeit, wieder von vorne anzufangen und die zehn Schritte noch einmal durchzugehen, aber diesmal in Richtung der neuen Frist.
Diese praktische Infografik von SavingSpot ist eine nützliche Checkliste für die Einhaltung von Fristen, sobald Sie sich mit den Grundlagen vertraut gemacht haben.
Manchen Menschen fällt es schwerer als dem Durchschnitt, Fristen einzuhalten. Wenn das bei Ihnen nicht klappt, geben Sie einer Person Ihres Vertrauens einen runden Geldbetrag unter der Bedingung, dass sie Ihnen das Geld NUR zurückgibt, wenn Sie Ihre Aufgabe pünktlich erledigen. Sie wollen doch kein Geld für etwas verlieren, das Sie am Ende sowieso machen müssen, oder? Nun müssen Sie Ihr Ziel erreichen!