Kennen Sie jemanden, der 100 % seiner Zeit effektiv nutzt? Jemanden, der seine Zeit nicht mit mobilen Apps, Smalltalk oder sinnlosen Fernsehsendungen vergeudet? Niemand ist so produktiv, dass er sagt: „Ich arbeite immer nur“. Wenn es so jemanden gibt, dann stimmt etwas nicht mit ihm.
Die Frage ist also: Sollen wir uns einfach mit unserer zum Aufschieben neigenden Persönlichkeit abfinden? Sollen wir mit dem Strom schwimmen? Nein.
Jeder muss versuchen, so produktiv wie möglich zu sein. Mehr Produktivität bedeutet nicht nur mehr Geld, sondern auch mehr Freizeit. Mehr Geld und mehr Zeit? Das kann nur eines bedeuten: einen besseren Lebensstil.
Lassen Sie mich ein persönliches Beispiel geben: Ich habe es geschafft, durch bestimmte Maßnahmen meine Produktivität um 40 Prozent zu steigern. Wie habe ich das gemessen?
Nun, für die zeitaufwendigste Tätigkeit meines Tages (Arbeit) habe ich früher 8 Stunden gebraucht. Indem ich die zeitraubenden Aktivitäten eliminiert habe, die mich daran gehindert haben, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen, brauche ich jetzt weniger als 5 Stunden für das gleiche Arbeitsvolumen. Ich verdiene also immer noch den gleichen Geldbetrag pro Tag, aber ich arbeite 40 % weniger Zeit.
Wie habe ich das erreicht? Ganz einfach: Ich habe 5 zeitraubende Tätigkeiten eliminiert, die mein produktives Potenzial ruiniert haben.
- Soziale Medien
Ich möchte Ihnen ein ziemlich geniales Tool vorstellen, mit dem Sie Ihre Surfgewohnheiten ermitteln können: Webtime Tracker. Das ist eine Google Chrome-Erweiterung, die ganz einfach funktioniert: Sie misst Ihre Online-Aktivitäten.
Wenn Sie dachten, dass Sie nur 10 Minuten pro Tag in sozialen Netzwerken verbringen, liegen Sie falsch! Wahrscheinlich sind es viel mehr.
Bevor ich Webtime Tracker verwendet habe, dachte ich, dass meine zeitintensivste Aktivität am Tag die Arbeit ist. Das stimmt auch. Ich habe die meiste Zeit damit verbracht. Zeitintensiv ist aber nicht gleich Zeitverschwendung. Wenn man zeitraubende Aktivitäten mit zeitverschwendenden Aktivitäten kombiniert, ist man auf dem besten Weg in die Katastrophe.
Immer mehr Menschen beschäftigen sich mit einer zeitraubenden Tätigkeit, die überall und jederzeit ausgeübt werden kann. Das ist Facebook, und ich war schuldig im Sinne der Anklage.
Facebook ist kostenlos, praktisch und macht Spaß. Es füttert einen ständig mit Informationen, die die Langeweile während der Bürozeiten vertreiben. Eine Umfrage von Sprout Social ergab, was wir schon vermutet hatten: 70 Prozent der Menschen checken soziale Medien, während sie arbeiten. 20 % geben an, mehr als eine Stunde in sozialen Medien zu verbringen, und 10 % verbringen mehr als zwei Stunden damit.
Diese Zahlen sind erschreckend, oder? Vielleicht gehören Sie nicht zu der Gruppe, die zu viel Zeit auf Facebook, Instagram, TikTok und Co. verbringt. Aber Sie können nicht sicher sein, bis Sie es überprüft haben.
Verwenden Sie Webtime Tracker, um zu sehen, wie viel Zeit Sie mit sozialen Medien verbringen.
Wenn Sie sich dieser schlechten Angewohnheit bewusst sind, wird es Ihnen leichter fallen, damit aufzuhören.
Beginnen Sie damit, jeden Tag weniger Zeit auf Facebook zu verbringen. Wenn Sie bisher zwei Stunden damit verbracht haben, sollten Sie heute nur eine Stunde damit verbringen. Mit der Zeit werden Sie genug Willenskraft entwickeln, um die Nutzung sozialer Medien während der Arbeitszeit zu unterbinden.
- Den Büroklatsch im Zaum halten
Im Büro ist immer etwas faul. Sie und ein enger Kollege, den Sie getrost als Freund bezeichnen können, werfen sich ständig böse Blicke zu. Jedes Mal, wenn zwischen den anderen Kolleginnen und Kollegen etwas Merkwürdiges passiert, tratscht ihr den ganzen Tag.
Forscher haben herausgefunden, dass Klatsch am Arbeitsplatz die Arbeitsmoral senkt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter weniger bereit sind, ihre Arbeit zu erledigen. Es wurde festgestellt, dass die Produktivität von etwa einem Sechstel der Arbeitnehmer durch Tratsch beeinträchtigt wird.
Hey, ich verstehe dich. Sich von Klatsch und Tratsch fernzuhalten, ist harte Arbeit. Wenn alle über etwas reden, wie kann man da nicht mitreden?
Es kostet viel Mühe, aber es ist möglich. Folgen Sie meinen Tipps, um diese zeitraubende Arbeit zu vermeiden:
Konzentrieren Sie sich auf positive, kurze Gespräche mit Ihren Kolleginnen und Kollegen. Fragen Sie sie, wie ihr Tag war. Wenn sie Hilfe bei der Arbeit brauchen, helfen Sie ihnen. Reden Sie nicht über Personen, die nicht Teil des Gesprächs sind, es sei denn, es ist wichtig für die Arbeit und es handelt sich nicht um echten Klatsch.
Geben Sie nicht zu viele Informationen über sich selbst preis. So vermeidet man, dass über einen geredet wird.
Hören Sie auf, sich für die romantischen Aktivitäten anderer zu interessieren. „Wer hat mit wem geschlafen?“ ist das häufigste Klatschthema im Büro. Erheben Sie sich darüber.
Wenn Sie aufhören, Teil dieser „Büropolitik“ zu sein, können Sie sich viel besser auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre Arbeit.
- Multitasking vergessen
Glauben Sie, dass Sie viel Zeit sparen, wenn Sie während eines Gesprächs mit Ihrem Chef an einer wichtigen E-Mail arbeiten? Sie glauben, Sie können gleichzeitig am wichtigen Geschäftsbericht und am jährlichen Feedback arbeiten? Falsch gedacht!
Multitasking wird überschätzt. Nur eine kleine Minderheit von Menschen (2,5 %, um genau zu sein) sind so genannte Supertasker. Die Mehrheit scheitert an Multitasking-Herausforderungen, und dafür gibt es einen Grund: Das Gehirn ist nicht dafür ausgelegt, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Es verliert die Konzentration, und das kann auf Dauer zu psychischen Störungen führen. Das ist kein Witz, sondern neurowissenschaftlich erwiesen.
Es ist an der Zeit, mit dem Multitasking aufzuhören und sich auf eine viel produktivere Tätigkeit zu konzentrieren: Monotasking.
Erstellen Sie einen Tagesplan, der es Ihnen ermöglicht, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Wenn Sie an einer bestimmten Aufgabe arbeiten, konzentrieren Sie sich darauf! Lassen Sie keine Ablenkungen zu und versuchen Sie, nicht an die anderen Aufgaben auf der Liste zu denken. Es wird etwas Zeit und Mühe kosten, diesen Zustand der Konzentration zu erreichen, aber Sie können es schaffen! Sie werden feststellen, dass Sie dadurch viel produktiver werden.
- Hören Sie auf, ständig „Ja“ zu sagen
Wussten Sie, dass das ständige „Ja, sicher“ die zeitaufwändigste Aktivität auf Ihrer Liste ist? Nun, es ist Zeit für ein wenig Selbsterkenntnis.
Lassen Sie sich das von jemandem sagen, der früher jeden Tag stundenlang am Telefon saß, weil er sich ständig um alle kümmern musste. Eine Familie, die finanzielle Probleme hat? Bei mir beschweren sie sich. Die Freundin braucht eine Mitfahrgelegenheit ans andere Ende der Stadt? „Ich bin für dich da, Baby!“ Der Chef hat private Probleme? Komisch, früher hat er stundenlang mit mir darüber geredet. Der Chef braucht jemanden für zusätzliche Arbeit? Rate mal, an wen er denkt!
Ständig Ja zu sagen, lenkt einen von der eigenen Arbeit ab. Es ist buchstäblich unmöglich, sich auf seine Arbeit zu konzentrieren, wenn ständig jemand etwas von einem will.
Hey, ich sage nicht, dass man sich in eine kleine Blase zurückziehen, seine Arbeit machen und sich nicht mehr um andere kümmern soll. Ich sage nur, dass man sich selbst in den Mittelpunkt stellen muss und sich das von niemandem wegnehmen lassen darf.
Wenn du dich verpflichtet fühlst, mehr zu tun, wenn du etwas zurückgeben willst, dann tu es! Wenn jedoch die Bitten anderer Ihre Produktivität beeinträchtigen, sollten Sie Ihre Grenzen kennen.
Wenn dich jemand um einen Gefallen bittet, den du nicht erfüllen kannst, sag einfach nein. So einfach ist das! Erklären Sie, dass Sie bereits zu viel Arbeit haben und es nicht möglich ist, dem anderen zu helfen, ohne sich selbst zu schaden.
Wenn Ihr Chef Ihnen ein zu hohes Arbeitspensum auferlegt, akzeptieren Sie es nicht. Erklären Sie, dass Ihr Terminkalender bereits voll ist und Sie nicht noch mehr Aufgaben übernehmen können, ohne dass die Qualität der Arbeit darunter leidet. Sie wollen Qualität, also werden sie es verstehen.
- Organisieren Sie Ihre E-Mail-Zeit
Eigentlich sind rund 38% der Nachrichten in einem durchschnittlichen Posteingang relevant und wichtig. Zusätzlich zu dieser Tatsache sollten Sie bedenken, dass E-Mails viel Energie verbrauchen. Im Durchschnitt dauert es 64 Sekunden, um sich von einer Unterbrechung zu erholen, unabhängig davon, wie wichtig die Nachricht ist.
Die eingangs erwähnte Chrome-Erweiterung Webtime Tracker zeigt an, wie viel Zeit man mit dem Tippen und Beantworten von E-Mails verbringt. Bei mir waren es zwei Stunden. Das Problem war, dass nicht alle E-Mails wichtig waren.
Überlegen Sie einmal, wie viele unwichtige E-Mails Sie täglich aus Ihrem Posteingang löschen können. Man muss nicht auf jede Nachricht antworten, wenn man die Sache schon geklärt hat. Wenn Ihnen ein Schulfreund eine E-Mail schickt, um mit Ihnen zu kommunizieren, sollten Sie diese nicht während der Arbeitszeit beantworten. Heben Sie sich persönliche E-Mails für später auf. Noch besser: Rufen Sie diese Personen an, anstatt ihnen eine Nachricht zu schicken. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sich das Gespräch über mehrere E-Mails fortsetzt. Sie sparen viel Zeit, wenn Sie einfach mit ihnen reden.
Wenn Sie einen Teil der arbeitsbezogenen E-Mails delegieren können, tun Sie das. Wenn Sie eine Führungsposition innehaben, bitten Sie einen Assistenten, die Nachrichten zu filtern, damit Sie keine Zeit damit verschwenden. Melden Sie sich von allen E-Mail-Newslettern ab, die Sie nie lesen. Selbst wenn Sie diese Nachrichten sofort löschen, verursachen sie Unordnung in Ihrem Posteingang und rauben Ihnen Energie.
Ziel ist es, sich nur auf die wichtigsten Nachrichten zu konzentrieren, alles andere ist Zeitverschwendung.
Wir alle machen uns schuldig, wenn wir mehr Zeit als nötig in Aktivitäten investieren, die viel Energie kosten. Wenn Sie diese Gewohnheiten erkennen und Ihr Bestes tun, um sie abzustellen, werden Sie einen deutlichen Unterschied in Ihrer Produktivität feststellen. Und das ist die Mühe wert!